Handwerkerrechnungen lange genug aufbewahren

Wer Handwerker beschäftigt, sollte die Rechnung gut aufbewahren – denn nicht nur als Handwerker selbst, sondern auch als Auftraggeber riskiert man ein Bußgeld, wenn die Rechnung nicht den gesetzlichen Vorschriften entspricht. Ohne Rechnung wird es zudem schwierig, bei mangelhafter Arbeit Gewährleistungsansprüche geltend zu machen.

Wichtig für private Auftraggeber: Rechnungen vom Fensterbauern, Maurerfirmen, Dachdeckern, Sanitärinstallateuren und anderen Handwerkern müssen die vollständige Anschrift des Unternehmens und des Rechnungsadressaten ausweisen, außerdem Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer und Steuernummer des Ausstellers. Art und Umfang der erbrachten Bauleistung sind festzuhalten, die Rechnung muss eine Endsumme enthalten, die Umsatzsteuer ist auszuweisen. Als Endkunde eines Bauhandwerkers muss man die Rechnung mindestens zwei Jahre lang aufbewahren, damit das Finanzamt im Zweifel nachprüfen kann, dass die Bauleistungen nicht unversteuert als Schwarzarbeit erbracht wurden. Der Aufbewahrungszeitraum beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Ein Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht muss ebenfalls auf der Rechnung vermerkt sein, ausgenommen sind nur Kleinbetragsrechnungen von nicht mehr als 150 Euro.

Von Bedeutung ist die Handwerkerrechnung auch als Nachweis, wenn man Gewährleistungsansprüche wegen mangelhafter Ausführung der Bauleistung geltend machen will. Das ist innerhalb von vier Jahren möglich, wenn im Bauvertrag die so genannten VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) vereinbart wurden. Die Rechnung deshalb über die gesetzliche Zweijahres-Frist hinaus mindestens so lange aufbewahren, wie vertragliche Gewährleistungsansprüche bestehen. 20 Prozent der Handwerker-Lohnkosten von maximal 6.000 Euro pro Jahr kann man übrigens steuerlich geltend machen. Arbeitslohn und Materialkosten müssen für die Anerkennung durchs Finanzamt daher einzeln ausgewiesen werden. Die Rechnung muss zudem durch Banküberweisung bezahlt worden sein, eine Barzahlungsquittung des Handwerkers reicht nicht als Zahlungsnachweis.